Au cours de ces dernières années, la réglementation française et européenne a considérablement accru son exigence en matière de transparence et de reporting « extra-financier » pour les entreprises. Cette évolution législative a incité de plus en plus d’entreprises à intégrer dans leurs rapports d’activité des données sociales, environnementales et sociétales. Cette démarche répond au besoin de renforcer la confiance des citoyens à l’égard du monde économique et politique. Communiquer avec les parties prenantes permet de crédibiliser les engagements en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Ces obligations réglementaires se transforment en une opportunité stratégique pour les entreprises, leur offrant la possibilité de mettre en avant leur singularité et leur utilité sociale ainsi qu’environnementale à travers des rapports annuels RSE ou CSRD.
La portée de la démarche RSE va bien au-delà de la simple conformité aux réglementations en vigueur. Elle constitue un véritable levier pour actualiser et renforcer la communication responsable des entreprises avec leurs parties prenantes. En abordant une diversité de sujets et en suscitant la mise en œuvre de projets concrets, la RSE offre une voix pour une communication plus authentique et engagée. Cette démarche permet aux entreprises de cultiver des relations plus solides et pérennes avec leurs parties prenantes, allant des actionnaires et des clients aux employés et aux communautés locales.
Mais comment communiquer avec les parties prenantes dans une démarche RSE ?
Qu’est-ce que des parties prenantes pour une entreprise et une organisation ?
Conformément à la norme internationale ISO 26000, les parties prenantes sont définies comme des « organisations ou individus ayant un ou plusieurs intérêts dans les décisions ou activités d’une organisation.«
Les parties prenantes jouent donc un rôle crucial dans les décisions et les actions des entreprises. Elles englobent une diversité d’acteurs : personnes, associations, institutions ou organisations, avec lesquelles l’entreprise a un lien et qui peuvent influencer ses orientations stratégiques. Cette interaction peut même aller jusqu’à une collaboration active dans le processus de prise de décision, illustrée par des initiatives de co-construction.
Les parties prenantes interagissent de différentes manières avec l’entreprise :
- Certaines parties prenantes contribuent directement à ses activités, telles que les dirigeants, les collaborateurs, les fournisseurs, les clients…
- D’autres parties prenantes observent ou influencent son comportement, comme les syndicats, les ONG, les associations…
- D’autres parties prenantes encore sont impactées, directement ou indirectement, de manière positive ou négative, par les activités de l’entreprise, comme les riverains, les collectivités territoriales, l’État…
D’un point de vue organisationnel, on distingue généralement deux types de parties prenantes :
- Les parties prenantes internes, qui incluent les dirigeants, les collaborateurs, les actionnaires, les syndicats, et autres.
- Les parties prenantes externes, qui englobent les clients, les fournisseurs, les communautés locales, les ONG, et autres.
Identifier et cartographier les parties prenantes de l’entreprise
Pour identifier vos parties prenantes, une méthode efficace consiste tout d’abord à lister et à observer les relations entre les parties prenantes et votre entreprise. Cette cartographie permet de présenter sous forme graphique, les différentes parties prenantes, ainsi que les grandes de typologie d’acteurs.
Travailler sur la matrice de matérialité va également vous aider à identifier et à prioriser les enjeux liés à la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) au sein de votre organisation.
Cet exercice, parfois complexe, nécessite la hiérarchisation des multiples enjeux du développement durable selon les priorités de l’entreprise et les attentes, parfois divergentes, de ses parties prenantes.
La réalisation d’une matrice de matérialité vous permet de :
- Comprendre davantage les attentes de vos parties prenantes et d’améliorer votre stratégie RSE.
- Communiquer efficacement sur les enjeux RSE importants pour votre entreprise, facilitant ainsi le dialogue avec vos parties prenantes.
- Se conformer aux nouvelles évolutions réglementaires, renforçant ainsi la crédibilité de votre entreprise dans le domaine de la responsabilité sociétale.
La stratégie de dialogue avec les parties prenantes
Les entreprises et organisations subissent une pression constante pour engager le dialogue avec leurs parties prenantes. Cependant, elles considèrent, parfois à tort, ce dialogue comme une simple extension de leurs actions de communication. En réalité, le dialogue avec les parties prenantes doit être au cœur d’un processus de compréhension mutuelle, visant à clarifier et à apporter des solutions aux enjeux complexes du développement durable.
L’agence de conseil en RSE Colibri communication, vous présente les 5 étapes de son approche visant l’engagement du dialogue avec les parties prenantes :
Stratégie de dialogue
Définir la vision et l'ambition des performances economique, écologique et sociétale souhaitées dans les processus de dialogue.
Cartographier
Établir les critères d’identification des parties prenantes, les classer par priorité et choisir un mécanisme d’engagement approprié.
Définir les objectifs
Fixer des objectifs à court, moyen et long terme, déterminer les moyens opérationnels nécessaires à la bonne conduite des processus de dialogue, fixer les règles inclusives et anti greenwashing.
Engager le dialogue
Conduire le dialogue et veiller à une facilitation des échanges équitable avec les parties prenantes. Accueillir les éventuelles tensions, tout en restant concentré sur les sujets RSE abordés.
Améliorer les pratiques
Identifier les opportunités et les menaces des informations RSE recoltées. Ajuster les attentes et élaborer un plan d'actions correctives en vue d'une amélioration continue.
Diffusion et suivi du plan d’action relatif au dialogue avec les parties prenantes
Votre plan d’action doit également servir de rapport d’avancement vers les objectifs RSE fixés et renseigner votre stratégie d’engagement. Revoyez les attentes des parties prenantes définies à l’origine en cas d’écart. Tirez les leçons des échanges avec les parties prenantes pour ajuster vos priorités de dialogue RSE à court, moyen et long terme. Intégrez les objectifs atteints dans votre plan d’actions et analysez ceux non atteints pour fixer des objectifs plus réalistes à l’avenir. Incluez ces informations dans la planification d’autres activités pour améliorer le processus RSE global.
Communiquez ensuite avec les parties prenantes en publiant dans votre rapport RSE le plan d’action. La partie du rapport RSE en lien avec le dialogue avec les parties prenantes, doit inclure l’historique complet de la stratégie d’engagement et présenter les actions futures. Profitez de cette opportunité pour montrer comment le dialogue avec les parties prenantes influence la stratégie et le fonctionnement de votre entreprise. Enfin, invitez les parties prenantes à fournir des retours. Surtout éviter le greenwashing, malheureusement utilisé par de nombreuses entreprises et organisations.
Vous souhaitez être accompagné dans le dialogue avec les parties prenantes afin de contribuer à un avenir plus durable. L’équipe conseil RSE de Colibri communication vous aide à contribuer à l’impact positif de cette approche.